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物業檔案管理制度制定物業公司檔案室管理制度篇一

為了加強物業檔案科學化、規范化、標準化的管理，充分發揮物業檔案在物業管理活動中的作用，更好地為物業管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規、規章特指定檔案管理制度。

1、公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。

2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的.專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理。

3、按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，并做好提供利用。

4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯系，并做到完整、準確、系統。

5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

6、形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

7、物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

8、物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計。

9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業檔案所有權人，物業檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。

10、物業管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業檔案的完整與安全。

11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業檔案。

12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

物業檔案管理制度制定物業公司檔案室管理制度篇二

檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

（二）公司編文號的全部文件；

（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；

（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；

（七）政府各級部門發送的文件；

（九）介紹信、信函存根、電報底稿；

（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；

（三）公司各部經濟考核指標；

（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；

（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。

（一）年度審計報告；

（二）年初預算報告；

（三）財務分析報告；

（四）財務存檔資料、文件目錄。

（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；

（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

（三）職工獎懲情況記錄；

（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；

（五）勞動工資報表（年報）；

（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料

（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；

（三）購買固定資產計劃、資料。

接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。

備注：保管期限中：指xx年以上，指5—xx年，指5年以下。

一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。

一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

物業檔案管理制度制定物業公司檔案室管理制度篇三

為了加強物業檔案科學化、規范化、標準化的管理，充分發揮物業檔案在物業管理活動中的作用，更好地為物業管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規、規章特指定檔案管理制度。

1、公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。

2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理。

3、按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，并做好提供利用。

4、凡是歸檔的.文件材料需保持文件材料的有機聯系，并做到完整、準確、系統。

5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

6、形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

7、物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

8、物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計。

9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業檔案所有權人，物業檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。

10、物業管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業檔案的完整與安全。

11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業檔案。

12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

物業檔案管理制度制定物業公司檔案室管理制度篇四

為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀,確保物業、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業檔案。

適用于東莞市xx物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。

3.1檔案管理員直接向行政主管負責。

3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

4.1電腦保存一份電子文檔。

4.2xx四樓資料室。

5.1行政人事部

7.1行政部:公司營業執照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

7.2財務部:財務資料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4環保部:清潔器材、綠化器材、合同。

7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

7.6物業部:建筑物、車輛、業主資料、合同。

8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內資料。

8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。

8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批準同意。

8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。

8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。

8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

9.1《檔案編號規則》

10.1本規定由全公司各部門實施,行政人事部進行監督。

10.2本規定修訂權在公司。

10.3本規定從二零零四年六月一日實行。

物業檔案管理制度制定物業公司檔案室管理制度篇五

為了規范人事檔案管理過程，實現人事檔案管理統一標準、統一模式，從而提高檔案管理質量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。

佳兆業物業管理公司本部及各下屬分公司。

統一領導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；

4.1本部人力資源職能部門

4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。

4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。

4.1.3監督各下屬分公司的人事檔案管理工作。

4.2各下屬分公司人力資源職能部門

4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務中心a系列員工的人事檔案。

4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

4.2.3監督各物業服務中心的人事檔案管理工作。

4.3各物業服務中心

4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務中心b系列員工的人事檔案。

4.3.2負責b系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

5.1人事檔案管理流程

5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學歷和專業資質證書、驗證證明、離職證明、規章制度培訓確認、發放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓等文件。

5.3檔案編碼

5.3.1檔案編碼按服務中心、部門、員工工號進行編碼。

5.3.2 e―hr系統中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為a。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序a00012”。

5.4檔案查閱權限

5.4.1物業公司總經理、本部人力資源職能部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

5.4.2各分公司總經理、人力資源部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的'檔案。

5.4.3各服務中心負責人可查閱其下屬b系列員工的檔案。

5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

5.5人事檔案借閱手續

由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務中心）負責人核準并備案。

5.6檔案調動

跨公司調動，在接到有關通知文件后5個工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

5.7離職員工檔案

5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。

5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責人――人力資源職能部門分管高管――總經理審批后，進行粉碎處理。

5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。

5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。

5.10人事檔案的保管應嚴格按照統一的歸檔標準分類，按服務中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規范。

6.1本制度由物業公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執行。

6.2附件

人事檔案資料封面

人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（b系列員工）

佳兆業物業管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日